¿Qué es un Sistema ERP y para qué sirve?

Emprender una empresa conlleva una gran responsabilidad, existe una diversidad de gestiones que deben atenderse en la mayor brevedad posible a fin de garantizar completo orden en la misma. Cada vez más, los empresarios recurren a un sistema ERP, pero, ¿qué son? ¿Y cómo pueden ayudarte en tu empresa?

Definición de ERP

ERP proviene del acrónimo “Enterprise Resource Planning”, que traduciéndolo al español sería: Planificación de Recursos Empresariales. En esencia este sistema (software) permite que se lleven a cabo algunas gestiones empresariales de forma automatizada e integrada.

Es de muchísima utilidad debido a que acelera las distintas gestiones vitales de una organización, al unificar la información de producción, contabilidad y otros aspectos de suma importancia.

Contar con este mega programa es de utilidad, tanto para los clientes como para los empresarios. A los primeros, debido a la pronta respuesta que brinda a sus dudas. Para la empresa supone un gran beneficio, debido a que facilita tomar decisiones acertadas en la misma.

Toda empresa puede disponer de un ERP, sea grande, pequeña o mediana, independientemente de a qué sector este enfocado. Esto se debe al hecho de que el software puede ser adaptado.

Para ello existe una numerosa cantidad de proveedores especializados en la implementación de algunos sistemas ERP, aunque es preciso documentarse ampliamente para recurrir al ERP, a fin de no desarrollar expectativas irreales, y lejos de ser fuente de apoyo, sea de frustración.

Características de un sistema ERP

  • Es configurable, estos sistemas empresariales se pueden adaptar al tamaño y necesidades de la organización.
  • Su recopilación de información es unificada.
  • El manejo del sistema ERP es muy sencillo.
  • Su base de dato es única, por lo que no se duplica información sin relevancia, lo que permite una mayor eficiencia organizativa.
  • El valor del ERP suele ser alto al adaptarlo a la empresa.
  • La instalación de los sistemas ERP se caracterizan por demorar excesivamente.
  • Dispone de almacenamiento en la nube. Puedes acceder a la información desde cualquier dispositivo con red.

Beneficios de implementar un software ERP

Los ERP son muy útiles en las empresas. Su beneficio más marcado corresponde a la eficacia en los procesos organizativos, lo que a su vez implica un ahorro monetario significativo. Aunque el valor de los mismos puede parecer muy elevado, a largo plazo se obtiene un sustancioso beneficio monetario, lo que los hace una excelente inversión.

Integración de procesos: la unificación de varios procesos permite el aumento de la productividad en menor tiempo, optimizando la carga de trabajo. Puede ser aplicado en distintas áreas de la empresa.

Control de costes: Permite llevar un manejo minucioso de los gastos y consumo, lo que repercute directamente en las posibles fugas monetarias. Este seguimiento detallado nos da el total control de la empresa.

Gestión en tiempo real: Tener el acceso a la información a tiempo, permite el accionar con prontitud ante circunstancias presentadas. En muchos departamentos empresariales, la información que se maneja, independientemente de cuál sea su naturaleza, cambia constantemente. La realidad es que es una gran ventaja táctica poseer estos datos tan pronto sufran cambios.

Incremento de la productividad: La aplicación del ERP influye directa y positivamente en el incremento de la productividad en el pleno sentido de la palabra.

Manejo de grandes bloques de información: Por medio del programa ERP la empresa es capaz de procesar y analizar gran cantidad de datos financieros con mayor eficacia. Este aspecto mejora los tiempos de respuesta ante un proceso planteado, con el beneficio de tener resultados fiables en tiempo record.

Tipos de Programas ERP

Los sistemas ERP se clasifican en función de distintos puntos de referencia a tener en cuenta. A continuación, se presenta dicha clasificación basada en 4 enfoques distintos:

Instalación:

Al determinar la instalación, nos planteamos la posibilidad de alojar el ERP en un servidor local o en la nube.

Servidor Local: El ERP se instala en un ordenador que funge como servidor en la empresa. El acceso al sistema está limitado al ordenador donde se ha instalado. La velocidad de acceso a los datos no está sujeta al ancho de banda de red, por lo que puede ser más rápida, pero existe mayor riesgo de pérdida del sistema si se daña el servidor local.

Servidor en la nube: El ERP se instala en un servidor externo que se aloja en la web. Se puede acceder a los datos arrojados por el sistema desde cualquier dispositivo electrónico con conexión a internet.

La desventaja que presenta este método es que dependemos netamente del proveedor de internet, así como el proveedor de la nube. Sin embargo, como ventaja tenemos que en la mayoría de los servidores web realizan backups que nos permitirán recuperar la información en caso de pérdida.

Software aplicado:

En dependencia al código de programación utilizado pueden ser abierto o cerrado.

De código abierto: Un ERP de código abierto permite acceder al código fuente del sistema con la posibilidad de realizar modificaciones y ajustarlo a nuestras necesidades sin la intervención de un programador.

Se corre el riesgo de que por desconocimiento o falta de pericia informática corrompamos el sistema. Otra desventaja es que el tiempo que hay que invertir en realizar las oportunas modificaciones.

De código cerrado: El empaquetado del sistema está protegido por contraseña por parte del programador, donde solo él podrá tener acceso al código fuente. La mayor ventaja que se puede destacar es que se garantiza la estabilidad del sistema implementado.

Procedimiento general o vertical:

En la capacidad de adaptación que posee los sistemas ERP se puede subdividir en general o vertical:

General: Tiene la capacidad de poder implementarse en cualquier empresa, pero su adaptación requiere de mayor planificación, tiempo y recursos.

Vertical: La gestión de la información esta unidireccionalmente dirigida a un sector empresarial en específico. Esta metodología de trabajo permite que el sistema se dedique a las necesidades concernientes de un tipo de negocio específico.

Diseño:

De acuerdo a las exigencias y necesidades de la empresa, un sistema ERP puede contar con un diseño a medida o standard.

A la medida: Por ser un diseño sumamente específico y adaptado a la empresa en cuestión, su elaboración es muy costosa. Sin embargo, los resultados son óptimos, ya que su adaptación se integra al 100% con los requerimientos deseados.

Standard: Está prediseñado como sistema molde, en el cual sus funciones se acoplan a los requerimientos más comunes utilizados por una empresa, donde sus módulos pueden ser personalizables hasta cierto punto, cumpliendo con las necesidades impuestas satisfactoriamente .

Por ser un sistema probado y aplicado en múltiples plataformas, la estabilidad está garantizada. Su coste de instalación es más bajo, por esta razón es preferida por empresas pequeñas.

Ejemplos de Sistemas ERP

Microsoft Dynamics 365

Sistema diseñado para empresas de gran tamaño que está fundamentado en la gestión de aplicaciones independientes. Cuenta con alojamiento en la nube. Las empresas que estén interesadas en utilizar este ERP pueden optar con adquirir un plan de aplicaciones predeterminadas o armar su paquete de aplicaciones.

Cuenta con una sólida integración entre el CRM y ERP. Esta característica permite que el programa de adapte de manera más eficiente y rápida al sector que se desee implementar.

SAP Business One

Sistema diseñado para empresas medianas y pequeñas. Está dedicada a potenciar la productividad de las empresas mediante la integración de sectores elementales de un negocio, adaptándose al crecimiento de la misma. Sus bondades abarcan ampliamente a nivel mundial, por hacerse disponible en 150 países y 27 lenguajes.

La utilidad de este sistema está proyectado especialmente a Pymes. Por su arquitectura, indudablemente, se convierte en una gran opción para empresas dirigidas hacia el comercio. Permite la implementación por vía local o en la nube.

Entre sus funciones se menciona: gestión de compras y ventas, administración de datos, creación de informes, etc.

Oracle EBS (E-Business Suite)

Sistema creado para las empresas que necesitan incrementar la inversión de sus negocios por medio de la automatización de procesos. Esta suite brinda una plataforma que va dirigida a empresas de distintos tramos, donde mediante la implementación de varios módulos, promete unificarlos entre sí, con el propósito de obtener una gestión empresarial solidificada.

Oracle EBS tiene la particularidad de ser muy personalizable mediante sus módulos implementados. Algunos de ellos son: gestión de almacenes, gestión de RRHH, compras y ventas, gestión de clientes, distribución y logística, entre otros.

¿Qué debemos considerar al instalar un ERP?

Si consideramos implementar en nuestro negocio o empresa un sistema ERP y comenzar a disfrutar de todos los beneficios que se nos pueda otorgar, tenemos que tener en cuenta que independientemente del ERP que prefiramos, este causará un impacto en el sistema de trabajo que vienen utilizando nuestros empleados.

Por ello, es de gran relevancia que tomemos las medidas pertinentes, para amortiguar en lo más posible el rechazo que puedan presentarse al aferrarse a paradigmas pasados. Los talleres y cursos son buen incentivo que suaviza este choque por resistencia al cambio.

Podemos pensar en la posibilidad de que el sistema sea amigable y de fácil manejo para los empleados. No es aconsejable desestimar las opiniones y sugerencias planteadas por el personal que trabaja, ya que pudiera presentarse problemas de inadaptación al sistema ERP, que lejos de ser de utilidad en el incremento de la productividad empresarial, puede llevarnos al fracaso.

 

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